Job Title

Job Description Summary

Job Description

1. Obsługa administracyjna biura centrum handlowego

• Prowadzenie korespondencji przychodzÄ…cej i wychodzÄ…cej (mailowej oraz tradycyjnej).
• ZarzÄ…dzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, wprowadzanie danych do systemów wewnÄ™trznych.
• Przygotowywanie pism, zestawieÅ„, raportów oraz prezentacji na potrzeby zespoÅ‚u zarzÄ…dzajÄ…cego.
• Organizacja i bieżące wsparcie pracy biura (zamówienia materiałów biurowych i spożywczych, kontakt z dostawcami, wsparcie w fakturowaniu).

2. Wsparcie zespołu zarządzającego centrum handlowym

• Umawianie spotkaÅ„, przygotowywanie kalendarza i materiałów na spotkania.
• Przygotowywanie protokołów ze spotkaÅ„ i Å›ledzenie realizacji ustaleÅ„.

3. Kontakt z najemcami i partnerami zewnętrznymi

• Udzielanie bieżących informacji najemcom dotyczÄ…cych regulaminów, akcji marketingowych i kwestii operacyjnych.
• Wsparcie w komunikacji pomiÄ™dzy najemcami a zespoÅ‚em technicznym, marketingowym, administracyjnym i ds. najmu.
• Zbieranie materiałów (dokumentów oraz danych) od najemców.

4. Wsparcie operacyjne funkcjonowania centrum

• Rejestracja i dekretacja faktur kosztowych w systemie Yardi
• Wprowadzanie danych do systemu Yardi
• Generowanie raportów z Yardi i przekazywanie do ksiÄ™gowoÅ›ci
• Aktualizacja danych na potrzeby komunikacji wewnÄ™trznej i zewnÄ™trznej (np. tablice informacyjne, portal najemców, baza danych najemców i inne).
• Koordynacja pracy ochrony, sprzÄ…tania i serwisów technicznych w zakresie bieżącej komunikacji administracyjnej.
• Monitorowanie wykonania zleceÅ„ i zgÅ‚aszanie nieprawidÅ‚owoÅ›ci do Technical Managera, Administratora Centrum lub Dyrektora Centrum.

5. Inne zadania administracyjne

• Wsparcie przy przygotowywaniu dokumentacji.
• ObsÅ‚uga goÅ›ci i interesantów.
• Wykonywanie dodatkowych zadaÅ„ powierzonych przez zespół zarzÄ…dzajÄ…cy centrum.